La sicurezza sul lavoro, tutta in un posto
IQS raccoglie i documenti obbligatori dell'azienda e dei lavoratori (DVR, DURC, nomine, attestati, idoneità, contratti), ti dice cosa manca e cosa sta per scadere e li mostra solo a chi deve vederli.
Lo usano insieme chi segue le aziende, le aziende stesse, i loro lavoratori e i clienti e fornitori che devono verificarle: ognuno con il proprio ruolo.
- Avvisi prima delle scadenze
- Ognuno vede solo il suo
- Nessuna installazione
Cosa fa IQS, in tre parole
Ogni azienda deve tenere in ordine decine di documenti sulla sicurezza: quelli dell'azienda, quelli di ogni lavoratore, ognuno con la sua scadenza. IQS li tiene tutti insieme, ti avverte in tempo e li fa vedere solo a chi ne ha diritto.
Ogni documento al suo posto
I documenti dell'azienda (DVR, DURC, visura, assicurazione, nomine), quelli di ogni lavoratore (attestati, idoneità, documenti personali) e i contratti, sempre con la loro data di scadenza.
Cosa manca, cosa scade
La Home calcola quanto sei in regola, in percentuale, e mostra cosa scade entro 30, 60 o 90 giorni. La campanella in alto e i contatori del menu ti dicono cosa c'è da fare oggi.
Ognuno vede solo il suo
Il lavoratore vede i propri dati, chi segue le aziende solo le sue aziende, clienti e fornitori solo i documenti che servono per la verifica. Ogni azione resta nel Log.
Chi sei in IQS, e cosa puoi fare
Ognuno entra con il proprio ruolo. Chi sta più in alto fa tutto ciò che fa chi gli sta sotto, ma solo sulle aziende e sulle persone che segue.
Scegli un ruolo per vedere cosa fa
Organizza il servizio per un gruppo di aziende
Ha una propria area di lavoro: i manager, le aziende, i lavoratori e i documenti che nascono sotto di lui ne fanno parte. Vede e gestisce tutto quello che c'è dentro, niente di quello che sta fuori.
Cosa fa
- Crea gli account dei manager e delle aziende affiliate e li vede in un albero ordinato: manager, aziende, operatori e attività.
- Importa gli operatori da un file Excel.
- Sceglie dal menu «Stai operando su» un manager o un'azienda e lavora con gli stessi strumenti di chi la gestisce.
- Carica i documenti nelle cartelle delle aziende, anche molti file insieme.
- Nella Home vede la situazione di tutta la sua area: la conformità di chi gli sta sotto e le scadenze vicine.
- Nella Piattaforma e-learning crea i suoi corsi e sceglie quali corsi passare ai suoi manager e alle sue aziende, anche direttamente; vede anche i corsi creati da loro, con chi li ha creati e per chi sono, e segue l'avanzamento e gli attestati dei lavoratori della sua area.
- Prepara i registri dei corsi in presenza, per sé o per i suoi manager e le sue aziende, con il logo e l'intestazione dei loro modelli di registro, e crea gli account dei docenti.
- Nell'area Audit prepara i modelli di audit e li assegna ai suoi manager e alle sue aziende; vede le ispezioni svolte dai lavoratori della sua area e la media dei punteggi di ognuno.
- Nella Libreria carica le procedure per conto delle sue aziende, anche in più aziende con un solo caricamento, e i documenti nelle cartelle dei loro reparti.
- Controlla nel Log chi ha fatto cosa e recupera dal Cestino ciò che è stato eliminato.
Le sue voci nel menu
Segue un gruppo di aziende affiliate
Tiene sotto controllo documenti, scadenze e lavoratori delle aziende che segue, e per loro può fare tutto ciò che fanno loro.
Cosa fa
- Crea le sue aziende affiliate e ne cura i dati in «Gestione Affiliati».
- Per ogni azienda vede a colpo d'occhio la conformità e le scadenze più vicine.
- Carica i documenti aziendali nelle cartelle delle sue aziende, con il riconoscimento automatico.
- Sceglie un'azienda dal menu «Stai operando su» e ne gestisce operatori, attività, reparti, ticket e clienti come farebbe l'azienda.
- Nella Piattaforma e-learning crea i suoi corsi e sceglie quali corsi passare a ognuna delle sue aziende, o direttamente ai loro lavoratori; vede anche i corsi creati dalle sue aziende, con chi li ha creati e per chi sono, e segue l'avanzamento e gli attestati.
- Prepara i registri dei corsi in presenza per sé o per le sue aziende, con il logo e l'intestazione dei loro modelli di registro, e crea gli account dei docenti.
- Nell'area Audit prepara i modelli di audit e li assegna alle sue aziende o direttamente ai loro lavoratori; vede le ispezioni svolte e la media dei punteggi di ogni operatore, per periodo e per audit.
- Nella Libreria carica le procedure per conto delle sue aziende, anche in più aziende insieme, e i documenti nelle cartelle dei loro reparti.
- Ha la Home con la media delle sue aziende, il Log delle loro azioni e il Cestino.
Le sue voci nel menu
È l'azienda, il centro di IQS
I lavoratori, i documenti e le scadenze sono suoi. L'affiliato tiene in ordine la propria sicurezza sul lavoro e decide chi altro può vedere cosa.
Cosa fa
- Inserisce gli operatori, a mano o da Excel, con contratto e mansione, e manda al consulente paghe la scheda di assunzione in Excel.
- Tiene la cartella dei documenti aziendali e quella di ogni operatore, sempre con la scadenza.
- Convalida i documenti che gli operatori caricano da soli.
- Nella Home vede quanto è in regola, cosa scade entro 30, 60 o 90 giorni, gli attestati e i ticket aperti.
- Crea i reparti e le attività (cantieri, punti vendita) e segue i ticket.
- Dà a clienti e fornitori l'accesso ai documenti che sceglie, e può affidare a un operatore la gestione dei documenti aziendali.
- Nella Piattaforma e-learning crea i suoi corsi (l'attestato esce a nome dell'azienda), assegna ai suoi operatori quelli suoi e quelli ricevuti («Assegna corsi») e ne segue l'avanzamento, i punteggi e gli attestati.
- Prepara i registri dei corsi in presenza, con il logo che carica nel suo profilo e l'intestazione dell'azienda, sceglie il docente e i lavoratori iscritti, e alla fine scarica il registro completo, il quiz e l'attestato di ognuno.
- Nell'area Audit crea i suoi modelli di audit e assegna ai suoi operatori quelli suoi e quelli ricevuti; in «Ispezioni» vede quando sono stati svolti, da chi e con quale percentuale, e in «Medie operatori» la media di ognuno.
- Nella Libreria carica le procedure per tutti i suoi operatori e i documenti nella cartella di ogni reparto.
- Esporta gli operatori in Excel, i documenti in ZIP e l'organigramma in PDF.
Le sue voci nel menu
Il lavoratore dell'azienda
Entra con l'account che gli crea l'azienda e trova i propri dati e i propri documenti, senza vedere quelli dei colleghi.
Cosa fa
- Vede i suoi dati di lavoro: azienda, mansione e orario.
- Consulta i suoi documenti e attestati e ne carica di nuovi, che l'azienda poi convalida.
- Vede i reparti dell'azienda, apre un ticket a un reparto e ne segue le risposte.
- Se è responsabile di un reparto, riceve i ticket del reparto e sceglie a chi mandarli.
- Segue i corsi e-learning che l'azienda gli assegna, in «I miei corsi», e scarica l'attestato dei corsi superati.
- Quando è iscritto a un corso in presenza riceve l'invito nella campanella, firma dal telefono l'entrata e l'uscita nel registro del corso e poi fa il quiz.
- Svolge gli audit che gli sono assegnati, in «I miei audit», tutte le volte che servono: riprende quelli lasciati a metà e vede il report e il punteggio dei suoi.
- Nella Libreria consulta le procedure dell'azienda e i documenti dei reparti di cui fa parte, e ne carica di nuovi nelle cartelle dei suoi reparti.
- Con il potere che gli dà l'azienda, gestisce anche i documenti aziendali.
Le sue voci nel menu
Un cantiere, un punto vendita, una sede
È un accesso separato che l'azienda crea per un suo luogo di lavoro, a cui assegna gli operatori che ci lavorano.
Cosa fa
- Vede l'elenco degli operatori che l'azienda le ha assegnato.
- Apre la scheda di lavoro di ognuno: mansione, contratto, data di assunzione, stato.
- Consulta e scarica i loro documenti e attestati.
- Ogni consultazione resta nel Log dell'azienda.
La sua pagina
Un'azienda esterna che verifica i documenti
È un'azienda con cui l'affiliato lavora e che deve controllare che sia in regola. Ogni cliente o fornitore appartiene a un affiliato, che decide che cosa mostrargli e fino a quando.
Cosa fa
- Vede le aziende che gli hanno dato l'accesso, nella sezione «I miei affiliati».
- Di ognuna consulta e scarica i documenti che servono per la verifica: DVR, assicurazione, DURC, visura camerale, autocertificazione tecnico-professionale, nomina, attestato e CV del RSPP, nomina del medico competente, protocollo sanitario, organigramma.
- Vede gli attestati dei lavoratori che l'azienda ha scelto di mostrargli.
- Scarica tutto in un unico archivio ZIP.
Le sue voci nel menu
Chi tiene in aula i corsi in presenza
È un account che l'amministratore, il manager o l'azienda creano, dall'area e-learning, per chi insegna nei loro corsi in presenza, anche se non è un loro dipendente. Entra direttamente nei suoi registri.
Cosa fa
- Trova in «Registri da compilare» i registri dei corsi a cui è stato assegnato, con un avviso nella campanella per ognuno ancora da completare.
- Compila la sua parte del registro: il riepilogo delle presenze (iscritti, presenti, assenti), la data e gli orari del modulo.
- La firma con il dito o con il mouse, dal telefono o dal computer; finché il registro non è chiuso può correggerla e firmarla di nuovo.
- Scarica il registro del corso in PDF.
Le sue voci nel menu
-
Permessi a cascataChi sta sopra può fare tutto ciò che fa chi sta sotto, ma solo sulle aziende e sulle persone che segue.
-
«Stai operando su»Chi segue più aziende sceglie una volta sola, dal menu, il manager o l'azienda su cui lavorare: vale per tutte le pagine.
-
Controlli a ogni richiestaRuolo e perimetro si verificano sul server ogni volta: cambiare un numero nell'indirizzo non basta per vedere i dati di altri.
I ruoli a confronto
Le cose principali, ruolo per ruolo. Quando lavorano su un'azienda, amministratore e manager lo fanno su quella scelta in «Stai operando su». Il docente non è in tabella: compila e firma solo la sua parte dei registri a cui è assegnato.
Scorri la tabella di lato per vedere tutti i ruoli.
| Cosa | Amministratore | Manager | Affiliato | Operatore | Attività | Cliente / Fornitore |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Creare i manager | Sì | No | No | No | No | No |
| Creare le aziende affiliate | Sì | Sì | No | No | No | No |
| Gestire operatori, contratti, attività e reparti | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Caricare e sostituire i documenti aziendali | Sì | Sì | Sì | con il potere dell'azienda | No | No |
| Vedere documenti e attestati dei lavoratori | Sì | Sì | Sì | i propri, e ne carica | degli operatori assegnati | solo gli attestati condivisi |
| Home con conformità e scadenze | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Aprire e seguire i ticket | Sì | Sì | Sì | Sì | No | No |
| Dare l'accesso a clienti e fornitori | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Esportare in Excel, ZIP e PDF | Sì | Sì | Sì | No | No | lo ZIP dei documenti condivisi |
| Seguire i corsi e-learning | No | No | No | Sì | No | No |
| Assegnare i corsi e-learning e seguirne l'avanzamento | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Creare i propri corsi e-learning (li vede chi sta sopra) | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Svolgere gli audit | No | No | No | Sì | No | No |
| Creare e assegnare i modelli di audit | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Vedere le ispezioni e la media di ogni operatore | Sì | Sì | Sì | solo le proprie | No | No |
| Libreria: procedure e documenti dei reparti | Sì | Sì | Sì | legge le procedure, carica nei suoi reparti | No | No |
| Preparare i registri dei corsi in presenza e creare i docenti | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Firmare il registro di un corso in presenza | No | No | No | la sua riga: entrata e uscita | No | No |
| Log delle azioni di chi sta sotto | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
| Cestino: recuperare ciò che è stato eliminato | Sì | Sì | Sì | No | No | No |
Come si lavora insieme
Dal primo account ai documenti condivisi: chi fa cosa, nell'ordine. Nessun programma da installare: IQS si usa dal browser.
Si crea l'azienda
L'amministratore o il manager crea l'account dell'azienda affiliata e le consegna le credenziali.
L'azienda inserisce le persone
Gli operatori, a mano o da un file Excel, poi le attività, i reparti e i clienti o fornitori a cui dare l'accesso.
Si caricano i documenti
Anche molti file insieme: IQS riconosce tipo, persona e scadenza e propone dove metterli. Il lavoratore carica i suoi, l'azienda li convalida.
Si tengono d'occhio le scadenze
Home, campanella e contatori mostrano cosa manca e cosa scade; clienti e fornitori consultano da soli ciò che è condiviso.
Cosa trovi dentro IQS
Le parti del programma, divise come nel menu. Quali vedi dipende dal tuo ruolo.
Persone
- OperatoriDati di lavoro, tipo e scadenza del contratto, stato attivo o non attivo. Li aggiungi a mano o da un file Excel qualsiasi, che il programma legge da solo in qualunque ordine siano le colonne; per ogni nuovo assunto la scheda di assunzione in Excel parte al consulente paghe con un clic.
- Scadenze contrattiI contratti scaduti, in scadenza o senza data di fine.
- Attestati e ruoliFormazione generale e specifica, preposti, antincendio, primo soccorso: chi ha l'incarico, con nomina, attestato e scadenza.
- Piattaforma e-learningUn'area a sé, con il suo menu e i suoi colori: ci si passa con i pulsanti sotto il logo («Gestionale», «E-learning», «Audit», «Libreria»). Corsi online preparati dal servizio IQS, con lezioni video e quiz da seguire in ordine (ogni corso può avere la sua immagine, che compare nell'elenco): non si va avanti finché il video non è finito o la domanda non ha una risposta. Anche amministratore, manager e azienda creano i loro corsi: chi sta sopra li vede sempre, con chi li ha creati e per chi sono, si assegnano solo a chi sta sotto e l'attestato esce a nome dell'azienda che ha creato il corso. Ogni livello sceglie quali corsi vede chi gli sta sotto, anche saltando dei livelli (un manager può darli direttamente ai lavoratori delle sue aziende), l'operatore li segue e chi sta sopra ne vede l'avanzamento in percentuale. Un corso può anche essere in presenza: in aula, con il suo registro (qui sotto), e sulla piattaforma solo i quiz. I corsi degli incarichi (antincendio, primo soccorso, preposto, RLS, RSPP, medico competente) vanno solo a chi ha quella nomina. Superato il corso, l'attestato in PDF va da solo fra i documenti del lavoratore, nel posto che dice il nome del corso: la formazione generale («Corso sicurezza generale»), la formazione specifica (i corsi di rischio specifico basso, medio o alto), la sezione «Nomine» per gli incarichi; ogni altro corso (per esempio «Corso gru») diventa un altro attestato, con la sua spunta che compare a chi ha il corso e si accende da sola. Se il corso lo consente, si può rifare.
- Registri dei corsi in presenzaNell'area e-learning, in tre parti, come il registro di carta. Chi organizza il corso (l'amministratore, il manager o l'azienda) prepara il registro con il logo e l'intestazione della sua azienda, presi dal suo modello di registro (il logo si carica una volta nel profilo): numero progressivo, date, orario, sede, corso con le sue tematiche, docente, azienda per cui si svolge e lavoratori iscritti, con il codice fiscale preso dalla loro scheda. Il docente, con un account suo, compila e firma la sua parte: presenze, data e orari del modulo. Ogni lavoratore riceve l'invito nella campanella, firma dal telefono o dal computer l'entrata e l'uscita, con il dito o con il mouse, e dopo l'entrata può fare il quiz. Alla fine si scaricano in PDF il registro completo, il quiz svolto da ognuno (le risposte date e se sono giuste, mai quali sono le giuste) e l'attestato.
- RepartiCome è divisa l'azienda e chi è il responsabile di ogni reparto, con la cartella dei documenti di ogni reparto nella Libreria.
- AttivitàCantieri e punti vendita, ognuno con un accesso proprio, in sola lettura, agli operatori che gli assegni.
Documenti
- Documenti aziendali e degli operatoriOgnuno con la sua scadenza, obbligatoria, e la durata prevista dalla norma suggerita per ogni tipo. Se ne carichi uno nuovo, quello di prima resta recuperabile.
- Scadenza documentiTutti i documenti con la loro scadenza, con i filtri e il pulsante «Rinnova».
- Riconoscimento automaticoCarichi molti file insieme: IQS propone tipo, persona e, se è scritta, la scadenza.
- EsportazioneOperatori in Excel, documenti in un archivio ZIP con il controllo di cosa manca prima di scaricarlo, organigramma aziendale in PDF.
- LibreriaUn'area a sé, con il suo menu e i suoi colori, dal pulsante «Libreria» sotto il logo. Nel «Carico di lavoro» ogni reparto ha la sua cartella: la vedono i lavoratori del reparto, che ci caricano i loro documenti, e chi sta sopra. Nelle «Procedure» l'azienda carica i documenti per tutti i suoi lavoratori; chi segue più aziende li carica per loro, anche in più aziende con un solo caricamento. Di ogni documento si vede chi l'ha caricato e quando, e chi l'ha modificato; chi elimina lo manda nel Cestino della Libreria.
Comunicazione
- TicketSegnalazioni fra persone e reparti, con allegati e avviso via email: verde aperto, arancione in corso, rosso chiuso. Li chiude chi li ha aperti, oppure si chiudono da soli dopo 7 giorni senza attività.
- Clienti e fornitoriUn accesso esterno e limitato: documenti aziendali e attestati dei lavoratori che scegli tu, per il periodo che decidi, anche in un unico ZIP.
Controllo
- HomeQuanto sei in regola, in percentuale (documenti aziendali, documenti degli operatori, attestati, anagrafiche), e cosa scade entro 30, 60 o 90 giorni.
- Campanella e contatoriIn alto e nel menu, il numero delle cose da fare: scadenze, contratti, ticket aperti. Un clic sulla campanella apre a destra le notifiche in fila, scadute e in scadenza: ognuna porta dove sistemarla.
- Audit e ispezioniUn'area a sé, con il suo menu e i suoi colori, dal pulsante «Audit» sotto il logo. L'azienda e chi la segue preparano i modelli di audit (sezioni e domande: sì/no, scelta, valutazione da 1 a 5, numero, testo, data, persona, sito) e li assegnano a cascata, come i corsi; gli operatori li svolgono, anche più volte, e il programma calcola il punteggio in percentuale di ogni ispezione. In «Ispezioni» si vede quando è stato svolto ogni audit, da chi e con quale percentuale, con il report; in «Medie operatori» la media di ognuno, per periodo e per audit.
- LogChi ha fatto cosa e quando, fra le persone che segui. Si conserva 24 mesi.
- CestinoOgni eliminazione passa da qui e si può annullare; si cancella per sempre solo dal Cestino.
- Tema chiaro o scuroDentro l'applicazione ognuno sceglie come vederla con l'icona della luna in fondo al menu; la scelta resta sul suo computer.
Carichi i documenti, al resto pensa IQS
PDF, foto e scansioni: IQS legge il contenuto di ogni file, capisce di che documento si tratta e a quale operatore appartiene. Tu controlli la proposta e confermi.
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Più file in una volta solaNiente caricamenti uno alla volta: scegli i file e IQS li smista.
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Nomine e attestati agli operatori giustiOgni incarico finisce nella scheda della persona a cui si riferisce.
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Anche la scadenzaSe il documento la riporta, IQS la legge e la propone: nessun documento entra senza la sua data di scadenza.
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Decidi sempre tuIl programma propone, tu spunti e confermi: nessun documento viene assegnato a tua insaputa.
-
Niente si sovrascriveUn documento sostituito va nel Cestino, da dove si può recuperare.
I tuoi dati, protetti davvero
IQS custodisce documenti e dati personali di lavoratori e aziende: la protezione non è un'aggiunta, è il modo in cui è costruito.
Documenti mai pubblici
I file si aprono solo dall'applicazione, dopo il controllo del ruolo e del perimetro, foto del profilo comprese. L'archivio può stare sul server o su un Google Drive privato collegato al servizio.
Niente si perde per sbaglio
Ogni eliminazione passa dal Cestino e si può annullare.
Log delle azioni
Chi ha fatto cosa e quando, visibile a chi sta sopra e conservato per 24 mesi.
Privacy dal primo accesso
Ogni utente legge e conferma l'informativa prima di iniziare: fino ad allora il programma non si apre.
Password e accessi protetti
Password di almeno 8 caratteri, con un numero, una maiuscola e un carattere speciale, salvate solo in forma protetta e mai scritte in un registro. Chi riceve un account lo apre cambiando la password al primo accesso (operatori e attività no: la loro la gestisce l'azienda). I tentativi sbagliati vengono frenati e, se una password cambia, le sessioni aperte si chiudono.
Vista ridotta per gli esterni
Clienti e fornitori vedono solo i documenti e gli attestati condivisi, mai anagrafica, recapiti o retribuzione dei lavoratori.
Le risposte più chieste
Devo installare qualcosa?
No. IQS si usa dal browser, su computer, tablet e telefono: basta aprire l'applicazione ed entrare con le tue credenziali.
Come ricevo le credenziali?
Non c'è una registrazione libera: ogni account lo crea chi sta sopra. Il manager lo riceve dall'amministratore; l'azienda dall'amministratore o dal suo manager; operatori, attività, clienti e fornitori dall'azienda o da chi la segue. I docenti dei corsi in presenza li crea, nell'area e-learning, l'amministratore, il manager o l'azienda per cui insegnano.
Cosa succede al primo accesso?
Leggi e confermi l'informativa sulla privacy. Se l'account te l'ha creato qualcun altro, scegli anche una password nuova: almeno 8 caratteri, con un numero, una maiuscola e un carattere speciale. Operatori e attività tengono la password ricevuta, che gestisce l'azienda. Fatti questi passi, gli accessi successivi sono liberi.
Ho dimenticato la password: cosa faccio?
Rivolgiti a chi gestisce il tuo account: può impostarne una nuova. Al primo accesso con quella password ti verrà chiesto di sceglierne una tua (tranne che a operatori e attività).
Sono un lavoratore: chi vede i miei dati?
La tua azienda e chi la segue. Un'attività vede la tua scheda e i tuoi documenti solo se l'azienda ti ha assegnato a lei; un cliente o un fornitore vede solo nome, cognome, mansione e gli attestati che l'azienda ha scelto di mostrargli. Se segui un corso in presenza, il docente vede nel registro del corso il tuo nome, il codice fiscale, gli orari e la firma. I tuoi accessi e le tue consultazioni restano nel Log, come spiega l'informativa.
Come funzionano i corsi e-learning?
I corsi li prepara il servizio IQS, oppure li crea l'amministratore, il manager o l'azienda stessa, e arrivano a cascata: ogni livello sceglie quali passare a chi gli sta sotto, anche direttamente più in basso, fino ai lavoratori; un corso dato da chi sta più in alto lo può togliere solo lui. Un corso creato da un'azienda lo vede sempre chi le sta sopra, con chi l'ha creato e per chi è, si assegna solo a chi le sta sotto e il suo attestato esce a nome di quell'azienda. L'operatore li segue dalla «Piattaforma e-learning», una lezione dopo l'altra: non si va avanti finché il video non è finito o la domanda non ha una risposta. Se la percentuale di risposte giuste raggiunge la soglia del corso, il corso è superato: l'attestato in PDF si scarica subito e va da solo fra i documenti del lavoratore, con la sua scadenza, nel posto che dice il nome del corso: formazione generale, formazione specifica, la sezione «Nomine» per gli incarichi (che si assegnano solo a chi ha la nomina), oppure fra gli altri attestati con una spunta che si accende da sola. L'azienda e chi la segue vedono l'avanzamento e gli attestati. Un corso in presenza si fa in aula, con il suo registro: sulla piattaforma ci sono solo i quiz, che si aprono dopo aver firmato l'entrata.
Come funziona il registro di un corso in presenza?
Chi organizza il corso (l'amministratore, il manager o l'azienda) prepara il registro nell'area e-learning, con il logo e l'intestazione della sua azienda: data, orario, sede, corso e tematiche, docente, azienda per cui si svolge e lavoratori iscritti. Quando lo invia, il docente e i lavoratori ricevono l'avviso nella campanella. Ogni lavoratore firma la sua riga, entrata e uscita, dal telefono o dal computer, e dopo l'entrata può fare il quiz; il docente compila e firma la sua parte, con presenze e orari del modulo. Le firme si disegnano con il dito o con il mouse e si salvano solo come immagine. Chi ha preparato il registro, l'azienda per cui si svolge e chi sta loro sopra scaricano in PDF il registro completo, il quiz di ognuno e l'attestato. Ogni lavoratore vede solo la sua riga.
Come funzionano gli audit?
L'azienda, o chi la segue, prepara un modello di audit: una pagina iniziale (sito, data, chi l'ha preparato, posizione) e le sezioni con le domande, ognuna con il suo tipo di risposta. Pubblicato il modello, lo assegna a cascata, come i corsi e-learning, fino agli operatori. L'operatore lo trova in «I miei audit» e lo svolge ogni volta che serve: ogni volta nasce un'ispezione con il suo numero, che si salva da sola e si può riprendere se resta a metà. Il punteggio in percentuale lo calcola il programma dalle risposte. Chi sta sopra vede in «Ispezioni» quando è stato svolto, da chi e con quale percentuale, apre il report e in «Medie operatori» confronta le medie per periodo e per audit. Ogni operatore vede solo le proprie ispezioni; il punteggio aiuta a leggere il lavoro, ma il programma non prende decisioni da solo.
Chi vede i documenti della Libreria?
Dipende dalla cartella. Nel «Carico di lavoro» la cartella di un reparto la vedono i lavoratori di quel reparto e chi sta sopra: l'azienda e chi la segue. Le «Procedure» le vedono tutti i lavoratori dell'azienda e chi sta sopra, che sa anche di quale azienda sono. Clienti, fornitori e attività non vedono la Libreria. Di ogni documento si vede chi l'ha caricato e quando; aprirlo o scaricarlo non viene registrato, mentre caricamenti, modifiche ed eliminazioni restano nel Log.
Cosa succede quando un documento scade?
Il documento resta dov'è, segnato come scaduto nella Home, in «Scadenza documenti» e nella campanella, e non conta più come «a posto» nella percentuale di conformità. Quando carichi quello nuovo, il vecchio va nel Cestino.
E se elimino qualcosa per sbaglio?
Ogni «Elimina» sposta nel Cestino: da lì si ripristina con un clic. L'eliminazione definitiva si fa solo dal Cestino, e solo da chi sta dall'azienda in su.
Pronto a iniziare?
Accedi con le credenziali che ti ha dato chi gestisce la tua azienda.